Conseils sur l’utilisation de Zoom pour organiser des webinaires efficaces, accessibles et fonctionnels pour la communauté des personnes sourdes et aveugles

Par Carolina Cohoon

Partout dans le monde, des personnes se sont tournées vers les plateformes virtuelles pour mener à bien toutes sortes d’activités, depuis de courtes réunions jusqu’à des webinaires approfondis. Grâce à des plateformes virtuelles comme Zoom, particuliers et organismes ont pu toucher de plus en plus de personnes, dont des membres de la communauté des personnes sourdes et aveugles.

Avant de commencer à planifier votre webinaire accessible, il y a quelques éléments à prendre en considération pour vous assurer que vous pouvez organiser un webinaire efficace, accessible et fonctionnel.

Connaissez votre public

Il est essentiel de comprendre votre public le plus possible pour vous assurer du succès de votre présentation ou webinaire. Cela concerne aussi bien les présentateurs que les participants sourds et aveugles. Commencez par vous renseigner sur leurs besoins en matière de communication et sur les aménagements nécessaires avant la tenue du webinaire.

Communiquez avec vos conférenciers invités au préalable

Prévoyez un moment pour communiquer avec les conférenciers invités avant l’événement afin de répondre à leurs questions. Dans certains cas, vous pouvez proposer un accompagnement, car certains conférenciers invités ne sont pas nécessairement familiarisés avec le rythme de la présentation ou encore offrir des descriptions pour les visuels.

Planifiez la formation à l’avance

Planifiez de la formation sur la plateforme Zoom pour toutes les parties prenantes (employés, conférenciers invités et participants) avant le webinaire. Définissez des règles pour la transmission des invitations afin de vous assurer que tout le monde est à l’aise avec la plateforme avant la tenue du webinaire.

Prévoyez inclure du temps supplémentaire

En présence d’interprètes, il est important de prévoir du temps supplémentaire pour la préparation. Les présentations doivent durer entre 30 et 45 minutes pour permettre les questions et une pause de cinq à dix minutes doit être accordée au personnel qui interprète.

Mettez les présentateurs en contexte

If you have other sessions running, it’s good practice to invite presenters to one of the sessions being delivered to provide them with an overview of how these sessions or webinars are organized.

Faites un suivi

N’oubliez pas de faire un suivi auprès de chaque présentateur après l’activité ou de les remercier et leur demander de la rétroaction concernant leur expérience aux fins des évaluations.

Mémorisez les raccourcis vers les commandes d’accessibilité

Si un présentateur est aveugle ou sourd et aveugle, prenez quelques minutes avant la présentation pour vous familiariser avec les raccourcis clavier d’accessibilité pour l’accès aux téléphones portables et aux ordinateurs de bureau ou portables. Ainsi, vous serez en mesure de répondre à toute question pouvant se présenter!

Prenez les présences

Lorsque le webinaire est lancé, prenez les présences! Identifiez les clients sourds et aveugles et leurs intervenants qui expriment leurs questions. Assurez-vous également d’identifier les intervenants sourds, les interprètes ASL et leurs rôles, ainsi que les clients sourds et aveugles s’ils assistent à l’événement sans intervenant. Une fois que chaque communicateur est identifié, assurez-vous que les clients « épinglent » l’interprète ou le présentateur dans Zoom.

Conseil au présentateur : Si vous diffusez, la fonction de diffusion de Zoom est un excellent moyen de regarder l’interprète ou le présentateur. Cependant, assurez-vous que toutes les parties prenantes sont d’accord pour ne regarder qu’une seule personne avant d’utiliser cette fonction.

Assignez un co-hôte

Lorsque vous créez des enregistrements, assurez-vous d’assigner un co-hôte pour enregistrer sur le serveur infonuagique. Cela vous permettra d’obtenir une transcription audio (n’oubliez pas que cela peut nécessiter quelques modifications). N’oubliez pas que l’enregistrement audio infonuagique ne capture que des sons et de la voix – aucune image.

Pour obtenir des enregistrements en ASL – Sélectionnez la fonction d’enregistrement sur ordinateur pour obtenir un enregistrement personnalisé de votre affichage d’écran. Si vous épinglez un interprète, vous obtiendrez un enregistrement en ASL (American Sign Language) avec la personne que vous épinglez lors de l’utilisation de l’affichage Galerie. Si vous utilisez l’affichage Conférencier dans Zoom, vous obtiendrez un enregistrement ASL avec tous les participants, y compris les voix ou les signes.

Assurez-vous de lire les règles de régie interne avant de commencer. Par exemple, vous pouvez mentionner que « pour des raisons d’accessibilité, nous limitons le nombre de personnes à l’écran aux personnes suivantes : conférencier invité + interprète(s), à moins qu’une question ou un commentaire n’oblige un participant à utiliser la vidéo. Il existe un outil dans Zoom qui permet de ne voir que les participants dont la caméra est allumée. Ce paramètre est situé sous les paramètres vidéo (pour l’activer, il faut cacher les participants dont la caméra n’est pas allumée).

Restez naturels – conseils à vos conférenciers invités

N’oubliez pas de rappeler aux conférenciers invités de livrer leur présentation en utilisant un ton et un timbre naturels. Les sourires peuvent être ressentis et entendus. Invitez vos conférenciers à limiter les PowerPoint et à inspirer les participants par leur ton. Rappelez à vos conférenciers invités l’importance du langage descriptif. L’ensemble des PowerPoint, objets et mouvements doivent être décrits pour produire une expérience inclusive.

Optez pour des instructions claires et concises

Optez pour des instructions claires et très concises dans vos invitations. Fournissez aux participants un lien direct vers l’événement ainsi que des réponses à des questions courantes, comme la manière d’épingler un interprète ou un conférencier invité. Assurez-vous de disposer de documentation fournissant des instructions claires sur les différents systèmes d’exploitation, y compris les raccourcis informatiques.

En cas de doute, modérez!

Les modérateurs surveillent le chat et les signataires. Ils doivent également fournir tout matériel de préparation pertinent et les biographies des intervenants 48 heures avant l’activité.

Ils surveillent également les pauses, les tours de parole et les interruptions attribuables à des obstacles technologiques et fournissent de l’aide avec des présentations PowerPoint. Nous recommandons de limiter l’utilisation de présentations PowerPoint, car elles constituent un obstacle pour certains participants ayant une perte de vision. Dans certains cas, nous conseillons d’envoyer les présentations par courrier électronique à l’avance pour en faciliter l’accès.

D’autres conseils :

  • Donnez accès à la salle d’attente pour vérifier l’identité des participants. Cette fonction permet également aux conférenciers et aux interprètes de discuter en privé des besoins d’adaptation.
  • Les intervenants qui s’expriment n’ont pas besoin d’actionner la vidéo, à moins qu’ils n’interviennent face à face ou n’aient besoin d’une confirmation ou du visuel d’un signe.
  • Désactivez la fonction de chat, car le clignotement est visuellement distrayant pour les personnes sourdes et aveugles. En tant qu’hôte, vous pouvez activer la fonction de chat pour que les questions vous soient acheminées directement si vous le souhaitez.
  • Assurez-vous d’activer le sous-titrage. Vous pouvez retenir les services d’un service de sous-titrage tiers ou encore avoir recours à un service automatisé. Voici une liste de fournisseurs recommandés (en anglais seulement) pour votre commodité. Gardez en tête que les sous-titres ne sont pas seulement une question d’accessibilité accrue! Ils améliorent la mémoire verbale et l’intention comportementale, ce qui conduit à une plus grande concentration et à un meilleur engagement.

 

Les conseils ci-dessous rendront vos webinaires plus accessibles et plus conviviaux et contribueront à accroître l’engagement, l’action et l’expression. Au moment de planifier une séance, posez-vous la question suivante : « Si j’étais…, serais-je en mesure d’y participer pleinement